有給休暇の正しい日数を解説。法令遵守のためにはどう管理すればいい？

ご存じですか？年次有給休暇の消化は一部義務になっている

2019年4月1日に労働基準法が改正され、すべての企業に対して、年次有給休暇の消化が一部義務付けられるようになりました。

途中入社や従業員の多い企業においては、有給休暇が付与される基準日が別々であるため、労務管理業務が煩雑となり、その対応に追われる企業も少なくありません。中でも有給休暇を使わない従業員がいる場合の対処が必要になりました。

まずは、労働者の勤務状況を把握し、有給を取得しやすい環境をつくることが不可欠です。具体的には、計画的な付与制度で有給を消化させたり、年次有給休暇の管理簿を作成して、使用者側が積極的に有給を消化させるシステムを作ることが必要でしょう。

今回は、年次有給休暇はどのように付与されるのか、有給休暇計算の注意点、効率的な有給休暇の管理システム、などについて労働問題専門の弁護士が解説いたします。

年次有給休暇は法律上どのように付与されるのか？

そもそも年次有給休暇は法律上どのように付与されるのでしょうか？ここでは、働き方改革関連法により義務化された年次有給休暇の概要について解説します。

年次有給休暇は、雇用開始から一定期間が経過し一定の割合以上出勤した労働者に対して付与される年間の有給休暇です（労働基準法39条）。

改正法では、すべての企業は年10日以上の年次有給休暇がある労働者に対して、年5日は年次有給休暇を消化させることを義務化しました（労働基準法39条7項年次有給休暇の時季指定義務）。

年次有給休暇は、労働者に認められた権利であると同時に使用者の義務でもあるため、年次有給休暇を全く取らせない企業に対しては、労働者ひとりにつき30万円以下の罰金が処せられます（労働基準法120条1項）。

有給休暇の取得がわざわざ法で義務付けられた目的は、働きやすい社会の実現にあります。日本では有給休暇取得率が低く、企業規模が小さくなるにつれ有給取得率も低下します。
こうした状況を踏まえ、有給休暇の取得が推進されました。

有給休暇を取得することで、労働者も使用者も生産性向上が期待できるため、有給休暇を取得しやすい制度を整えることが重要になります。

それでは、有給は具体的にどのように付与されるのでしょうか？

有給はいつ、どれだけ付与されるか？

年次有給休暇は、

・雇用関係があり
・6ヶ月以上継続勤務し、
・全労働日の8割以上出勤した場合に、
10日間の有給休暇が付与されます（労働基準法39条1項）。

有給休暇を付与するタイミングを「法定基準日」といいます。基準日は労働基準法により決められており、原則として雇い入れの日から6ヵ月後です。すなわち就業を始めて6ヶ月後から10日間の有給が付与されるようになります。

しかし、この基準日はあくまでも労働者の保護のために設けられたものであるため、労働者に有利である場合は、基準日を前倒しで変更することが可能です。

また、その後も継続勤務し年間の労働日の8割以上出勤していれば、下記の表のように企業は年次有給休暇を付与する必要があります。

アルバイト・パートにも有給休暇は付与すべきです

アルバイト・パートであっても、上記条件を満たせば企業は年次有給休暇を付与しなければなりません。ここでいうアルバイト・パートとは、

・週30時間未満勤務
・かつ週4日間以内の勤務
をいい、これを超える場合はフルタイム労働者と同様に扱われます。

アルバイト・パートの有給休暇を付与するタイミングは、フルタイム労働者と同様に雇い入れの日から6ヵ月後になります。

また付与日数は、週の所定労働日数や年間の所定労働日数により、下記の表のようになります。フルタイム労働者とは付与日数が異なるので注意が必要です。

有給休暇計算の注意点

年次有給休暇の計算は、労働者の人数が多いほど煩雑となり時間と手間がかかります。特に正社員とアルバイト・パートの従業員が混在する企業では、付与日数の計算方法が異なるためさらに煩雑な管理業務が必要となるでしょう。

中でも有給休暇を計算する場合に注意しなければならないのは、以下の2点です。

・育児休暇や産前産後休暇をとった場合の計算
・年次有給休暇の基準日を統一する場合の計算

それぞれについて見て行きましょう。

有給休暇と他の制度は重複するのか？

年次有給休暇は、6ヶ月以上の継続勤務と全労働日の8割以上の出勤が必要ですが、育児休暇や産前産後休暇をとった場合、これら休暇が出勤として扱われるのか問題になります。

この点、現実に労働していない日であっても、育児・介護休業法の定めにより、育児休業・産前産後休暇をとった期間については、出勤したものとして取り扱うこととされています

（労働基準法39条10項）。出勤したものとして取り扱われる期間であるので、年次有給休暇の全労働日に参入されることになります。

日数のずれがないように計算できるか？

年次有給休暇を付与する「基準日」は、原則として雇用契約のあった日から6ヶ月後の日を基準とします。しかし、これでは労働者ひとりひとりの付与日がばらばらになり管理が煩雑になるため、事務処理の簡略化のために、全社員の基準日を統一する企業も多くあります。

労働基準法よりも、労働者にとって有利な条件であれば、基準日を統一して日数のずれがないように計算することも可能になります。

統一の基準日に変更する場合には、短縮された期間をすべて出勤したものともなして、次回の有給休暇を前倒しで与える必要があります（労働基準法39条7項）。

基準日をいつにするかにより、年次有給休暇の付与日数の計算が大きく異なるため、法定基準日を変更する場合には特に注意が必要になります。

このように、基準日をそろえるために前倒しで休暇を付与するなど、有給休暇に関する規定が企業ごとに異なる場合もあるので、企業も労働者も混乱することが少なくありません。

有給管理を行う際には正しい知識が不可欠であり、適切な対応をしなければ労使間のトラブルにもなりかねないので、労働問題に詳しい弁護士に相談することをおすすめします。

有給休暇の管理を効率的に行うなら

年次有給休暇の計算は、従業員が増えれば増えるほど手間と時間がかかり、人事・労務管理業務が煩雑化します。

このような場合には、有給休暇の日数計算業務を軽減化させるためのシステムを活用して、年次有給休暇の計算を効率化させることが不可欠になります。

計算ツールの導入が効果的

ここでは、有給休暇を計算して管理するために、以下の2つの計算ツールを紹介します。

・エクセルの数式・マクロ機能
・勤怠管理システム

まず、エクセルの関数機能で年次有給休暇取得計算表を作成します。具体的には、従業員の入社年月日のデータを参照して関数処理をします。この機能によって次回の有給発生日を自動的に計算できるようになります。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。このシステムを導入すれば、有給休暇の取得状況を従業員・管理者共にスマホやパソコンでいつでも確認することができるようになります。有給日数の確認もできるため、有給に関する人事・労務間の手間がほとんどかかりません。

システムを使いこなせない時は弁護士に相談を

上記のような便利なツールやシステムの活用が可能ですが、使いこなせるかどうかは法律の理解度がどれくらいあるのかにより異なってきます。法律の規定をよく理解しないで、こうしたツールに頼りすぎてミスすると、余計な仕事が増えたり、労使間問題に発展するなどのペナルティに繋がってしまうことも少なくありません。

ツールやシステムを使いこなせないような場合には、労働問題に詳しい専門の弁護士に相談することをおすすめします。

また、ツールやシステムの運用ごと、労務管理業務に精通した社会保険労務士に外注するという選択肢もあります。

労務管理に強い弁護士ならこれだけの価値を生み出せる

年次有給休暇の取得は、労働者の権利であると同時に企業の義務でもあることから、基準日を変更する場合には慎重な判断を必要とし、また有給休暇の取り扱いにも注意が必要です。

企業の労務コンサルタントは労務問題を未然に防ぐための助言をしてくれますが、法令順守や紛争に発展しそうな事例に関してはやはり労務管理に強い弁護士のリーガル・サポートが不可欠となるでしょう。

まとめ

有給休暇は法改正によって一部の付与が義務となりました。そのため、誰にいくらの有給が与えられていてどれだけ消化しているのかを管理する必要性が高まっています。

円滑な労務管理においては便利なツールを取り入れることは前提として、ツールの有効活用や生産性の高い制度設計まで考えるなら労働問題に詳しい弁護士の力を借りることがベターです。