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退職勧奨をスムーズに行う方法と、退職強要にならないためのポイントを解説

どうしても解雇しなければいけない社員がいる、不当解雇で争うくらいなら穏便に退職してほしい。なんとか、自分の意思で会社を去ってもらえないだろうか?というケースで用いられるのが退職勧奨です。

この記事では、どのように退職勧奨をすればお互いにわだかまりなく辞めてもらえるか?勢い余って退職強要にならないように何に気をつけるべきかを紹介します。

どうしても解雇しなければいけない社員がいる、不当解雇で争うくらいなら穏便に退職してほしい。なんとか、自分の意思で会社を去ってもらえないだろうか?というケースで用いられるのが退職勧奨です。

この記事では、どのように退職勧奨をすればお互いにわだかまりなく辞めてもらえるか?勢い余って退職強要にならないように何に気をつけるべきかを紹介します。

Point

・退職の意思が確認できれば解雇不要
・退職勧奨は強制してはいけない
・実質的な追い出しもやめましょう

そもそも退職勧奨は違法なのか?

退職勧奨とは、企業と従業員の合意によって円満な退職を目指す方法です。企業側は退職を強制するのではなく、ただ自主的に退職するよう説得するだけなので、違法行為とはみなされません。

しかし、いくら違法行為ではないといっても、最終的には退職させることを目的とする行為ではあるため、退職勧奨にはさまざまなリスクがあります。

解雇との違いなどを十分認識したうえで行う必要があるでしょう。

退職勧奨と解雇は何が違うのか?

解雇とは、労働者が労働契約の本旨に従った労務を提供しないことを理由に労働契約を解約することをいいます。解雇には「普通解雇」のほか、社内の秩序を著しく乱した従業員に対するペナルティとして行う「懲戒解雇」、会社の事業継続を図るためのリストラとして行う「整理解雇」があります。

解雇は、明確かつ誰もが納得できる理由が無ければできないものであり、いくら辞めさせたい従業員がいても、企業が従業員を解雇するのは簡単なことではありません。

労働基準法第16条でも、「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」と定めているように、不当な解雇とみなされた場合は無効とされてしまいます。それだけではなく、訴訟トラブルなどに発展すれば、慰謝料や賃金などを支払わなければならないなど企業にとって大きな負担になるでしょう。

一方で、退職勧奨の目的は、あくまで従業員の自主退職や、労働契約の合意解約の承諾を促すことであり、決して退職を強制するものではありません。退職勧奨はただの説得活動とみなされ、退職に至っても従業員の自由意思に基づいたものと扱われます。

正当に解雇できるなら解雇を選んでもよい

退職勧奨は、「解雇をするほどの理由にはなっていないが、組織運営上退職して欲しい人を説得する行為」です。そのため、正当な解雇理由がある場合は、退職勧奨をする必要はなく、解雇することができます。

解雇理由として認められるのは、以下のような場合です。

・普通解雇
能力不足や、私傷病による心身の疾患、勤労意欲や協調性の欠落などにより、職務の遂行に支障を来している場合に認められます。

・懲戒解雇
犯罪行為や重大な経歴詐称、長期間の無断欠勤、重大なセクシャルハラスメント、パワーハラスメント、減給などの懲戒処分を受けても同様の行為を繰り返した場合などに認められます。

・整理解雇
企業側が解雇回避努力義務を履行したにもかかわらず、事業存続のために人員整理の必要性があり、解雇される人材に合理性がある場合に認められます。

そのうえで、普通解雇をする際は、30日前に解雇予告をするか、解雇予告手当を支払うことが労働基準法上20条1項において義務付けられています。(懲戒解雇の場合は即日解雇も可能です。)

このように、正当な理由があれば従業員を解雇することは可能なので、退職勧奨をしようとしている従業員がいる場合は、解雇理由に該当しないか確認してみましょう。

退職強要、追い込みはNG!大きなデメリットにつながります

退職勧奨といっても、一歩やり方を間違えると退職を強要する違法行為とみなされてしまいます。退職を望んでいない従業員に対し退職を説得するという行為は、相手や状況によっては非常に難しく、細心の注意を払わなければなりません。ここでは、退職勧奨をするうえでNGとされる行為を紹介します。

退職の強要、脅迫は絶対にやめましょう

 退職勧奨の難しさを伝える事例として代表的な判例に、「日本航空事件(東京高裁平成24年11月29日判決)」があります。この事案では、日本航空に勤務する客室乗務員の男性が上司から受けた退職勧奨が不法行為に該当するとして、企業側に慰謝料の支払いが命じられました。

この事件において注目すべきは、「退職勧奨自体が違法なのではなく、社会的相当性を逸脱した態様での執拗な退職勧奨行為などが不法行為となり得る」とされたことです。実はこの客室乗務員の男性は、度重なる指導にも拘わらず寝坊やミスをしたり、成績が著しく低迷したりするなど、退職勧奨を受けても仕方ないとみなされる勤務状況でした。しかし、問題とされたのは上司の執拗かつ長時間の面接や、「強く」「直接的な表現」を用いた説得です。これらの行為によって「違法な退職勧奨」とみなされたのです。

判決文によると、上司は「今辞めないと懲戒免職になるよ」「辞めていただくのが筋です」「もう無理です」など、辛辣な言葉をかけ続け、退職を拒否する従業員に対し退職勧奨を続けたことが違法行為とされました。

上記の例以外にも、退職勧奨が不適切とみなされるケースは少なくありません。違法な退職勧奨にならないために注意しなければならないのは以下のようなポイントです。

  • 多すぎる面談の回数
  • 長時間にわたる面談
  • 辛辣で苛烈な言葉を浴びせること
  • 本人が退職勧奨を拒否しているにもかかわらず退職を求める

一方で、日本アイ・ビー・エム(退職勧奨)事件(東京高裁平成24年10月31日)のように、退職強要をしないよう細心の注意を払い、対象者の「自由意思」を尊重することを徹底した退職勧奨は、違法性が認められないとされたケースもあります。

退職に追い込むような待遇も実質的な強要と見做されます

退職強要にあたるのは言葉だけではありません。辞めてもらいたい従業員に重要ではない単純作業のみを与えたり、逆に過酷すぎる労働内容を与えたりするなど、わざと退職に追い込もうとする行為も退職強要にあたります。

 こういった行為は、いわゆる「追い出し部屋」などと言われ、内外に認知されているかどうかに関わらず、多くの企業で少なからず行われてきました。追い出し部屋の従業員は待遇に苦痛を覚えて自ら退職を選択するという訳です。

企業からしてみれば、能力の低い従業員に相応の仕事を与えるのは一見正当な行為のように感じます。たとえその異動に、「これが嫌だったら自主退職して欲しい」というメッセージが含まれていたとしても、それはすべての配置転換にいえることです。

しかし、この配置転換が「退職させる」という動機に基づいて行われたと立証できる場合は、違法であり無効とみなされます。異動に至るまでの経緯や、必要性、人選の合理性、手続きの相当性などを考慮して、客観的に退職強要の要素が含まれているかどうかが判断材料になります。
退職勧奨を円満に進めるのはとても難しいことではありますが、「追い出し部屋」のような手段を採るのであれば、直接説得した方が安心かもしれません。

違法な退職勧奨をすると余計な賃金や慰謝料を払うことになる

違法な退職勧奨は、訴訟トラブルに発展する可能性があります。裁判などへの対応は事業運営の大きな負担になるだけでなく、企業側の違法性が認められれば、慰謝料も支払わなければなりません。企業イメージの失墜にもつながるでしょう。

また、退職勧奨が違法と見なされた場合、退職は無効となり、その従業員は在籍し続けることになります。その後は「本当は退職して欲しい従業員」に対し賃金を支払い続けることになってしまうため、退職勧奨の失敗は企業にとって大きな損失になるでしょう。

退職勧奨をスムーズに進めるポイント

 ここまで解説してきたように、退職勧奨をトラブルなく進めるためには、高いコンプライアンス意識と冷静な対応力が必要です。ここでは退職勧奨をスムーズに進めるためのポイントについて解説します。

退職を求める理由を誠実に話す

退職勧奨の対象となる従業員には、相応の理由があるはずです。退職勧奨するにあたっては、その理由をしっかりと伝える必要があります。このとき、決して従業員を批判したり、人格を否定したりすることがないよう気を付けましょう。遠回しに言う必要はありませんが、言葉選びに気を付けながら誠実な態度で話すことが大切です。

また、いきなり退職を勧めるのではなく、ある程度順序立てて話しましょう。まず、従業員の問題とされる行動について、改善するために会社側が努力してきた点を述べましょう。しかし、実際はそれでも改善されなかった訳ですから、結論として従業員にとってこの仕事は合っていないのではないか、という話に持っていきます。そこで初めて、退職してもらいたいと話すと良いでしょう。このようにすれば、従業員のパーソナリティを否定することもなく、納得してもらえる可能性が高まると考えられます。

ポイントは、従業員の悪い点を糾弾するのではなく、「うちの仕事とは合っていないと感じる」といった、仕事とのミスマッチを理由に、退職を勧めることです。

該当者に対するメリットを提示する

退職すること自体は、対象従業員にとってはデメリットでしかありませんが、退職勧奨に応じることで少しでもメリットがある場合は、提示することで応じてもらいやすくなります。

退職金を上乗せしたり、従業員が生じさせた会社への損害を不問にしたりするなど、退職勧奨に至った原因によって、提示できるメリットはさまざまです。会社として譲歩できる内容を整理しておきましょう。

また、大部分の退職勧奨を受ける場合に共通するメリットといえることは、雇用保険上の退職理由が「会社都合退職」になることです。

退職勧奨は、従業員が「自分から」退職することを促すものなので、会社都合の退職にはならないと思われるかもしれませんが、雇用保険上の扱いでは会社都合の退職にできるケースも多いようです。「自己都合退職」に比べ、会社都合退職の方が失業保険を早く受給開始できるほか、受給期間や最大支給額でも有利になります。退職勧奨に応じることに対して、従業員の不安感が減らせるように情報を提示することが大切です。

できる限り転職を支援する

従業員が退職勧奨に応じるにあたって、企業側から転職などのサポートが約束できればよりスムーズに決断できます。もちろん、本来企業には従業員の退職後の仕事まで面倒をみる義理はありません。しかし、ただでさえトラブルに発展しやすい退職勧奨を行うには、従業員のことを思いやる姿勢を見せることは大切です。系列会社や取引先の関係で雇用してくれるところがないか探してみると良いかもしれません。

即決させない。細かい条件は意思表示の後で

退職勧奨は、一度の面談で即決させようと思ってはいけません。事を急くと、圧迫感を与えてしまったり、言葉がきつくなってしまったりするなど、退職強要とみなされる可能性があります。少なくとも「会社側は、従業員の勤務態度を改善させようとしている」という姿勢は崩してはならないので、「手は尽くしたけれど、やはり仕事が合っていなかった」というストーリーに沿って進めるのが理想的です。

そのため、退職勧奨は決して急がず、無理のない進行を心掛けましょう。また、退職にあたっての細かな条件を先に伝えてしまうと、退職が決定しているかのように感じられ、これも退職強要にあたる危険性があります。退職に関する情報は、従業員が退職の意思表示をした後で伝えるようにしましょう。

弁護士に依頼するなら、退職勧奨の”前”がベスト

退職勧奨をトラブルなく行うためには、退職を勧めるに至った理由や従業員の人柄など、さまざまな要素を考慮しなければなりません。従業員の性格によっては、たった一度の面談でも「退職を強要された」と感じるかもしれませんし、数度面談をすれば「面談の回数が多すぎてプレッシャーを与えられた」と感じるかもしれません。言い方一つとっても、細心の注意が必要です。売り言葉に買い言葉でつい苛烈な言葉を浴びせてしまい大問題になる可能性もあるでしょう。

退職勧奨は、担当者レベルで対応できるほど軽い行為ではないことを認識しましょう。退職勧奨を行ううえでは、弁護士などの専門家の力を借りて、あらゆるケースに応じた対策を講じることが大切です。トラブルが起きたあとに依頼するよりも、事前に依頼しておいた方が安心なうえ、費用的にもお得になる場合が多いです。

まとめ

退職勧奨がうまくいけば不当解雇のリスクを懸念することなく人員の削減が可能です。特に職場環境への問題や金銭面の負担を引き起こしている社員を辞めさせることは会社の存亡に関わるタスクと言えます。

辞めさせたい労働者を解雇できるのか?仮にできないとしても退職勧奨でどう進めればよいのか?労働問題に強い弁護士に相談してみましょう。

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